Wissen weitergeben vor dem Ruhestand: Was im Kopf des Chefs steckt
Wissen geben Sie vor dem Ruhestand in drei Schritten weiter: eine Wissenslandkarte erstellen, was nur Sie wissen, das wichtigste Wissen in wöchentlichen Interviews mit Ihrem Nachfolger abfragen und aufnehmen lassen, und es im Alltag übergeben, indem der Nachfolger handelt und Sie nur noch zuschauen. Planen Sie dafür zwölf bis achtzehn Monate ein.
Sie wissen, welcher Kunde am Telefon laut wird und trotzdem jedes Jahr wieder beauftragt. Sie wissen, warum die Anlage im Altbau in der Hauptstraße jeden Winter Probleme macht. Sie wissen, bei welchem Lieferanten man anrufen muss, wenn es brennt, und wer dort ans Telefon geht. Nichts davon steht irgendwo.
Das ist normal nach 30 Jahren. Für den Verkauf ist es ein Problem, denn ein Käufer kann Ihr Wissen nicht mitkaufen, wenn es nur in Ihrem Kopf steckt.
Definition
Erfahrungswissen ist Wissen, das durch jahrelange Praxis entstanden ist und meist nicht aufgeschrieben wurde: Eigenheiten von Kunden und Anlagen, Faustregeln der Kalkulation, Kontakte und Absprachen. Es geht verloren, wenn die Person geht, die es hat.
Warum Handbücher selten funktionieren
Der erste Gedanke vieler Inhaber: ein Handbuch schreiben. Nach drei Wochenenden gibt es 40 Seiten, die niemand liest. Das Problem liegt beim Format. Erfahrungswissen lässt sich schwer abstrakt aufschreiben. Es zeigt sich in konkreten Fällen: bei diesem Kunden, an dieser Anlage, in dieser Situation.
Deshalb funktioniert ein anderer Weg besser. Das Wissen wird in Gesprächen abgefragt, kurz festgehalten und im Alltag übergeben. Die Abläufe, die sich gut beschreiben lassen, gehören in eine Prozessdokumentation. Alles andere geht besser über Gespräche.
Schritt 1: Die Wissenslandkarte
Nehmen Sie sich zwei Stunden und schreiben Sie auf, was nur Sie wissen. Ordnen Sie es in fünf Bereiche:
| Bereich | Typische Beispiele | Wer soll es künftig wissen |
|---|---|---|
| Kunden | Eigenheiten, Absprachen, Ansprechpartner beim Kunden, Geschichte | Künftiger Kundenbetreuer |
| Anlagen und Objekte | Baujahre, bekannte Schwachstellen, Tricks | Meister, Monteure |
| Kalkulation | Faustwerte, Zuschläge, Ausnahmen | Kalkulierende Person |
| Lieferanten und Partner | Wer liefert was im Notfall, wer ist verlässlich | Einkauf, Stellvertreter |
| Verwaltung | Verträge, Fristen, Zugänge, Versicherungen | Büro, Stellvertreter |
Markieren Sie jeden Eintrag mit A, B oder C. A heißt: Wenn das verloren geht, kostet es Umsatz oder Kunden. Mit den A-Punkten fangen Sie an.
Schritt 2: Wöchentliche Interviews
Einmal pro Woche, 60 Minuten, feste Zeit. Ihr Nachfolger oder Stellvertreter fragt, Sie erzählen. Ein Thema pro Termin, zum Beispiel „die zehn wichtigsten Kunden, Teil 1“.
Die Fragen, die am meisten herausholen:
- Was muss man bei diesem Kunden oder dieser Anlage wissen, was nirgends steht?
- Was ist hier schon einmal schiefgegangen, und warum?
- Woran merkst du, dass ein Auftrag oder Kunde Ärger macht?
- Wen rufst du an, wenn es brennt?
- Was würdest du heute anders machen?
Lassen Sie das Gespräch mit dem Handy aufnehmen. Ihr Nachfolger schreibt danach eine halbe Seite Stichpunkte in die Kundenakte oder Anlagendatei. Die Aufnahme bleibt als Rückfallebene. Das kostet Sie eine Stunde pro Woche und ist die ergiebigste Stunde in der ganzen Vorbereitung.
Schritt 3: Übergabe im Alltag
Wissen ist erst übergeben, wenn ein anderer danach handelt. Deshalb folgt auf jedes Interview die Praxis, in drei Stufen:
| Stufe | Wer macht es | Ihre Rolle |
|---|---|---|
| Vormachen | Sie | Sie erklären laut, warum Sie so handeln |
| Mitmachen | Beide | Nachfolger übernimmt Teile, Sie ergänzen |
| Nachmachen | Nachfolger | Sie schauen zu und greifen nur bei groben Fehlern ein |
Die dritte Stufe ist die schwierigste. Sie sehen, dass der Nachfolger es anders macht als Sie. Solange das Ergebnis stimmt, lassen Sie es laufen.
Zeitplan
| Zeitraum | Schwerpunkt |
|---|---|
| Monat 1 | Wissenslandkarte, A-Punkte festlegen |
| Monat 2 bis 9 | Wöchentliche Interviews zu A-Punkten, parallel Übergabe im Alltag |
| Monat 10 bis 15 | B-Punkte, erste Abwesenheiten von Ihnen |
| Monat 16 bis 18 | Probelauf: drei Wochen ohne Sie, Lücken nachholen |
Wie Sie den Probelauf auswerten, steht unter Übergabefähigkeit testen. Wenn der Nachfolger schon feststeht, verbinden Sie die Interviews mit dem Plan unter Nachfolger einarbeiten.
Was ein Käufer davon sieht
Ein Käufer liest keine Interviewnotizen. Er sieht Ergebnisse: Kundenakten mit Notizen, die nicht von Ihnen stammen. Monteure, die Anlagen ohne Rückfrage betreuen. Ein Stellvertreter, der bei Lieferanten bekannt ist. Und er stellt im Gespräch Fragen an Ihr Team. Wenn dort die Antworten kommen, ist Ihr Wissen im Betrieb angekommen.
Merksatz
Erfahrungswissen lässt sich nicht aufschreiben wie eine Gebrauchsanweisung. Es wird erfragt, in Stichpunkten festgehalten und im Alltag übergeben, bis ein anderer danach handelt.
Bereit für die ehrliche Bestandsaufnahme?
Sie sagen, wo Ihr Betrieb steht. Ich sage Ihnen ehrlich, was ihn heute verkäuflich macht — und was in 12 bis 24 Monaten realistisch ist. Kostenlos, ohne Provision.
Quellen
- Eigene Methodik MAXIMAL.DIGITAL. Zeiträume sind Richtwerte.