Nachfolger einarbeiten: Die ersten sechs Monate nach der Übergabe
Einen Nachfolger arbeiten Sie meist in drei bis zwölf Monaten ein, bewährt sind sechs. Der Plan läuft in drei Phasen: Er begleitet Sie, dann übernimmt er und Sie begleiten, zum Schluss führt er allein und Sie sind nur noch erreichbar. Dazu gehört eine vollständige Übergabeliste mit Zugängen, Verträgen, Kunden, Lieferanten und Fristen.
Hinweis: Artikel und Inhalte sind keine Rechts- oder Steuerberatung und ersetzen keine Beratung durch Rechts- und Steuerexperten.
Der Kaufvertrag ist unterschrieben. Für viele Inhaber fühlt sich das wie das Ende an. Tatsächlich beginnt jetzt die Phase, in der sich entscheidet, ob der Betrieb unter dem neuen Inhaber so weiterläuft, wie beide es sich vorgestellt haben. Und falls ein Teil des Kaufpreises später fließt, entscheidet sie auch über Ihr Geld.
Definition
Die Einarbeitung des Nachfolgers ist die geplante Übergabe von Aufgaben, Wissen, Kontakten und Zugängen vom bisherigen an den neuen Inhaber in einem festgelegten Zeitraum nach dem Verkauf, mit klarer Verteilung der Rollen in jeder Phase.
Wie lange die Einarbeitung dauert
| Lage | Übliche Dauer |
|---|---|
| Nachfolger kommt aus dem Betrieb und war schon Stellvertreter | 1 bis 3 Monate |
| Nachfolger kommt aus der Branche, aber von außen | 3 bis 6 Monate |
| Nachfolger ist branchenfremd oder Gründer | 6 bis 12 Monate |
| Investorengruppe, Sie bleiben als Geschäftsführer | Nach Vertrag, oft 1 bis 3 Jahre |
Wie lange und in welcher Rolle Sie nach dem Verkauf bleiben, legen Sie vor der Unterschrift fest, siehe Ihre Rolle nach dem Firmenverkauf.
Der Plan in drei Phasen
| Phase | Zeitraum bei sechs Monaten | Wer führt | Ihre Rolle |
|---|---|---|---|
| 1. Begleiten | Monat 1 bis 2 | Sie, Nachfolger ist überall dabei | Vormachen, erklären, vorstellen |
| 2. Übernehmen | Monat 3 bis 4 | Nachfolger | Daneben sitzen, nur bei groben Fehlern eingreifen |
| 3. Loslassen | Monat 5 bis 6 | Nachfolger allein | Erreichbar für Fragen, nicht mehr täglich im Betrieb |
Phase 1: Begleiten
In den ersten Wochen stellen Sie den Nachfolger überall vor: Team, Top-Kunden, wichtige Lieferanten, Bank, Steuerberater, Innung. Machen Sie daraus einen festen Plan mit Terminen. Bei Kunden hilft der Leitfaden unter Kunden über die Betriebsübergabe informieren.
Parallel läuft die Wissensübergabe. Die Interviewmethode aus Wissen weitergeben vor dem Ruhestand funktioniert auch nach dem Verkauf: eine Stunde pro Woche, ein Thema, Stichpunkte in die Akte.
Phase 2: Übernehmen
Ab Monat drei entscheidet der Nachfolger. Sie sitzen daneben. Das ist die schwierigste Phase, weil Sie sehen, dass er manches anders macht. Solange es kein grober Fehler ist, lassen Sie es laufen und besprechen es abends unter vier Augen.
Phase 3: Loslassen
Sie sind nicht mehr täglich im Betrieb. Legen Sie feste Zeiten fest, zu denen der Nachfolger Sie erreichen kann, etwa zwei Stunden pro Woche. Mitarbeiter, die trotzdem zu Ihnen kommen, schicken Sie freundlich zum neuen Chef.
Die Übergabeliste
Diese Liste gehört in Phase 1 und ist spätestens am Ende der Einarbeitung vollständig abgehakt.
| Bereich | Was übergeben wird |
|---|---|
| Zugänge | Bank, Software, Großhändlerportale, E-Mail-Konten, Internetseite, Domains, Telefonanlage |
| Schlüssel und Codes | Gebäude, Fahrzeuge, Tresor, Alarmanlage |
| Verträge | Miete, Leasing, Versicherungen, Wartungsverträge mit Kunden, Rahmenverträge mit Lieferanten |
| Fristen | Versicherungen, Prüftermine für Fahrzeuge und Geräte, Vertragsverlängerungen |
| Kunden | Liste der wichtigsten Kunden mit Eigenheiten, Absprachen und Ansprechpartnern |
| Lieferanten | Wer liefert was, Konditionen, Ansprechpartner im Notfall |
| Mitarbeiter | Besonderheiten, Absprachen, laufende Themen, soweit rechtlich zulässig |
| Behörden und Kammern | Welche Stellen informiert oder umgeschrieben werden müssen |
Welche An- und Ummeldungen bei Kammer, Gewerbeamt, Finanzamt und Versicherungen nötig sind, hängt von der Art des Verkaufs ab. Das klären Käufer und Verkäufer mit Steuerberater und Anwalt, bevor die Übergabe beginnt.
Woran Sie merken, dass es funktioniert
- Mitarbeiter fragen zuerst den Nachfolger.
- Top-Kunden rufen den Nachfolger direkt an.
- Die Monatszahlen entstehen ohne Ihr Zutun.
- Der Nachfolger trifft Entscheidungen, die Sie anders getroffen hätten, und sie funktionieren trotzdem.
Die häufigsten Fehler
Keine Termine, nur „schauen wir mal“. Ohne festen Plan bleibt die Einarbeitung im Tagesgeschäft stecken.
Zu lange Phase 1. Wer monatelang nur begleitet, lernt nicht, selbst zu entscheiden.
Einmischen in Phase 3. Wer nach der Übergabe weiter täglich vorbeikommt, untergräbt den neuen Chef vor dem Team.
Die Übergabeliste fehlt. Drei Monate später fehlt ein Passwort, und der frühere Inhaber ist im Urlaub.
Merksatz
Eine gute Einarbeitung hat einen Plan mit drei Phasen, eine vollständige Übergabeliste und ein festes Ende. Danach führt der Nachfolger, auch wenn er es anders macht als Sie.
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Quellen
- Eigene Methodik MAXIMAL.DIGITAL. Behördliche und rechtliche Schritte beim Inhaberwechsel sind mit Steuerberater und Anwalt zu klären.