Stellvertreter aufbauen: Die rechte Hand, die Ihr Betrieb braucht
Einen Stellvertreter bauen Sie in zwölf Monaten auf: Person auswählen, Befugnisse mit Betragsgrenzen schriftlich festlegen, im Team offiziell benennen und dann schrittweise mehr Entscheidungen abgeben. Die richtige Person sagt Kunden und Kollegen auch mal Nein und bleibt voraussichtlich länger im Betrieb als Sie.
Hinweis: Artikel und Inhalte sind keine Rechts- oder Steuerberatung und ersetzen keine Beratung durch Rechts- und Steuerexperten.
Die Frage ist einfach: Wer entscheidet, wenn Sie morgen vier Wochen ausfallen? Bei vielen Betrieben mit 8 bis 25 Mitarbeitern lautet die ehrliche Antwort: niemand. Dann ruft das Team im Krankenhaus an. Oder es wartet.
Ein Stellvertreter ändert das. Er ist die erste Person, die ein Käufer kennenlernen will, und oft der wichtigste Mensch für den Kaufpreis nach Ihnen.
Definition
Ein Stellvertreter ist die Person, die den Inhaber bei Abwesenheit in allen laufenden Entscheidungen vertritt, mit schriftlich festgelegten Befugnissen und Betragsgrenzen, und die das Team als solche kennt.
Stellvertreter, zweite Führungsebene, Betriebsleiter: der Unterschied
Die Begriffe werden oft gemischt. Für Ihre Planung ist die Unterscheidung wichtig.
| Stellvertreter | Zweite Führungsebene | Externer Betriebsleiter | |
|---|---|---|---|
| Wer | Eine Person aus dem Team | Zwei bis vier Personen mit eigenen Bereichen | Neu eingestellte Führungskraft |
| Aufgabe | Vertritt Sie im Ganzen | Führt je einen Bereich | Übernimmt die operative Leitung |
| Aufwand | Gering bis mittel | Mittel bis hoch | Hoch, Gehalt und Einarbeitung |
| Zeit bis wirksam | 6 bis 12 Monate | 12 bis 24 Monate | 6 bis 12 Monate plus Suche |
| Passt für | Betriebe ab etwa 6 Mitarbeitern | Betriebe ab etwa 15 Mitarbeitern | Wenn im Team niemand geeignet ist |
Für die meisten Betriebe ist der Stellvertreter der erste Schritt. Die zweite Führungsebene baut darauf auf.
Wer in Frage kommt
Nicht der Beste auf der Baustelle ist automatisch der richtige Stellvertreter. Achten Sie auf fünf Punkte:
- Das Team akzeptiert die Person. Fragen Sie sich, wem Ihre Leute heute schon folgen, wenn Sie nicht da sind.
- Die Person kann Nein sagen. Zu Kunden, zu Kollegen, zu Ihnen.
- Die Person versteht Zahlen. Sie muss nicht bilanzieren können. Aber sie muss wissen, was eine Stunde kostet und wann ein Auftrag Geld verliert.
- Die Person will es. Fragen Sie direkt. Manche gute Fachkraft will keine Verantwortung, und das ist in Ordnung.
- Die Person bleibt. Wer in drei Jahren in Rente geht, hilft Ihnen beim Verkauf wenig.
Fällt Ihnen niemand ein, der mindestens vier dieser Punkte erfüllt, brauchen Sie eine Person von außen. Planen Sie dafür sechs Monate Suche ein.
Befugnisse schriftlich festlegen
Der häufigste Fehler: Der Stellvertreter wird benannt, aber niemand weiß, was er darf. Dann fragt er Sie weiter. Legen Sie die Befugnisse schriftlich fest, mit Grenzen.
| Bereich | Darf allein entscheiden (Beispiel) | Mit Info an Sie | Nur mit Ihnen |
|---|---|---|---|
| Einkauf | bis 5.000 € je Bestellung | 5.000 bis 20.000 € | über 20.000 € |
| Angebote | bis 30.000 € netto | 30.000 bis 80.000 € | über 80.000 € |
| Reklamationen | Kulanz bis 1.500 € | Kulanz bis 5.000 € | darüber |
| Personal | Urlaub, Einsatzplanung, Abmahnungsgespräch vorbereiten | Neueinstellung Helfer | Kündigung, Einstellung Fachkräfte |
| Lieferanten | Tagesgeschäft, Termine | Wechsel eines Lieferanten | Rahmenverträge |
Die Beträge sind Beispiele. Passen Sie sie an Ihre Größe an. Wichtig ist, dass es Grenzen gibt und dass sie im Team bekannt sind. Wie Sie Entscheidungen grundsätzlich verteilen, steht unter Verantwortung abgeben.
Der Aufbau in zwölf Monaten
| Zeitraum | Was passiert | Woran Sie Fortschritt erkennen |
|---|---|---|
| Monat 1 | Gespräch, Zusage, Befugnisse schriftlich | Unterschriebene Befugnisliste |
| Monat 2 | Offizielle Vorstellung im Team und bei Top-Lieferanten | Team fragt bei Routinefragen den Stellvertreter |
| Monat 3 bis 6 | Wöchentliches Gespräch, 30 Minuten, Fälle der Woche durchgehen | Weniger Rückfragen an Sie |
| Monat 4 | Erste Abwesenheit, eine Woche | Protokoll: Was ging nicht ohne Sie? |
| Monat 7 bis 9 | Befugnisgrenzen erhöhen, Kundentermine allein | Kunden nennen den Stellvertreter beim Namen |
| Monat 10 bis 12 | Zwei bis drei Wochen Abwesenheit | Betrieb läuft, Protokoll mit wenigen Punkten |
Die Abwesenheiten sind der eigentliche Test. Wie Sie ihn auswerten, steht unter Übergabefähigkeit testen.
Geld und Titel
Wer mehr Verantwortung trägt, will das auch sehen. Rechnen Sie mit einer Zulage. Wie hoch, hängt von Ihrem Betrieb und Ihrer Region ab. Genauso wichtig ist der Titel: „Stellvertretende Betriebsleitung“ oder „Betriebsleiter“ auf der Visitenkarte zeigt Kunden und Team, dass es ernst gemeint ist.
Überlegen Sie außerdem, wie Sie die Person halten, wenn der Verkauf kommt. Ein Käufer fragt danach. Eine Prämie, die an einen erfolgreichen Übergang geknüpft ist, ist ein häufiger Weg. Die genaue Gestaltung klären Sie mit Ihrem Steuerberater und Anwalt. Mehr zum Halten wichtiger Leute steht unter Schlüsselpersonen absichern.
Was schiefgeht
Sie benennen, aber übergeben nichts. Ohne Befugnisse ist der Stellvertreter ein Bote.
Sie überstimmen vor dem Team. Wenn Sie eine Entscheidung ändern müssen, dann unter vier Augen. Sonst weiß das Team, dass sein Wort nichts gilt.
Die Person ist allein mit der Aufgabe. Das wöchentliche Gespräch in den ersten sechs Monaten ist Pflicht. Dort lernt Ihr Stellvertreter, wie Sie denken.
Wenn im Team niemand für die Vertretung in Frage kommt, lesen Sie Betriebsleiter einstellen.
Merksatz
Ein Stellvertreter ohne schriftliche Befugnisse ist ein Bote. Erst die Grenzen, bis zu denen er allein entscheidet, machen ihn zur Vertretung.
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Quellen
- Eigene Methodik MAXIMAL.DIGITAL. Betragsgrenzen und Zeiträume sind Richtwerte.