Kalkulation abgeben: Wer rechnet, wenn der Chef aufhört?
Die Kalkulation geben Sie in vier Stufen ab: Regeln aufschreiben, parallel kalkulieren lassen, Angebote bis zu einer festen Betragsgrenze freigeben, dann nur noch Stichproben und Nachkalkulation prüfen. Das dauert sechs bis neun Monate. Käufer fragen genau danach, weil der Preis eines Betriebs an seiner Marge hängt.
Die Kalkulation ist das Letzte, was Inhaber aus der Hand geben. Verständlich. Hier entscheidet sich, ob ein Auftrag Geld bringt oder kostet. Über Jahre haben Sie ein Gefühl dafür entwickelt, welcher Kunde handelt, welche Baustelle länger dauert und wo Sie drei Prozent draufschlagen können.
Genau dieses Gefühl ist das Problem. Es steht nirgends. Ein Käufer fragt im ersten Gespräch: Wer kalkuliert bei Ihnen? Lautet die Antwort „ich“, rechnet er damit, dass die Marge nach Ihrem Weggang sinkt. Und zieht das vom Preis ab.
Definition
Die Kalkulation abgeben heißt, dass ein Mitarbeiter Angebote nach festen, schriftlichen Regeln selbst erstellt und bis zu einer vereinbarten Betragsgrenze ohne Ihre Freigabe verschickt. Sie prüfen nur noch Stichproben und die Nachkalkulation.
Warum Käufer genau hier hinschauen
Der Kaufpreis eines Betriebs hängt am bereinigten Gewinn. Der Gewinn hängt an der Marge. Und die Marge entsteht in der Kalkulation. Wenn nur einer weiß, wie gerechnet wird, hängt der ganze Kaufpreis an dieser einen Person.
Käufer prüfen deshalb drei Dinge:
- Gibt es schriftliche Kalkulationsregeln, oder rechnet jeder anders?
- Haben andere als der Inhaber in den letzten zwölf Monaten Angebote erstellt und gewonnen?
- Gibt es eine Nachkalkulation, die zeigt, ob die Aufträge das eingebracht haben, was kalkuliert war?
Wer alle drei Fragen mit Ja beantwortet, hat einen der größten Abschläge vermieden. Mehr dazu, wie Käufer den Abschlag rechnen, steht unter Bewertungsabschlag bei Inhaberabhängigkeit.
Was in Ihrer Kalkulation steckt
Bevor Sie etwas abgeben, muss klar sein, was es ist. Die meisten Kalkulationen bestehen aus sechs Bausteinen. Bei vielen Inhabern stehen nur die ersten beiden irgendwo geschrieben.
| Baustein | Liegt heute oft nur im Kopf | Was schriftlich festgehalten werden muss |
|---|---|---|
| Stundenverrechnungssatz | Wann Sie vom Satz abweichen | Satz je Qualifikation, Regeln für Abweichungen |
| Materialaufschlag | Wann Sie weniger nehmen | Aufschlag je Materialgruppe, Mindestaufschlag |
| Zeitansätze | Wie lange ein Job wirklich dauert | Zeitwerte für wiederkehrende Leistungen |
| Zuschläge für Risiko | Bei welchem Kunden oder Objekt Sie mehr ansetzen | Liste der Risikofälle mit Zuschlag |
| Sonderpreise | Welcher Stammkunde was bekommt | Kundenliste mit vereinbarten Konditionen |
| Nachkalkulation | Ob der Auftrag gepasst hat | Vergleich kalkuliert gegen tatsächlich, je Auftrag |
Die Sonderpreise sind der heikelste Punkt. Viele Inhaber haben über Jahre einzelnen Kunden Nachlässe gegeben, die nirgends dokumentiert sind. Ein Mitarbeiter kennt sie nicht, ein Käufer findet sie in der Due Diligence. Schreiben Sie sie auf, auch wenn es unangenehm ist. Wenn Sie dabei merken, dass Sie zu billig sind, lesen Sie Preise erhöhen vor dem Verkauf.
In vier Stufen abgeben
Stufe 1: Regeln aufschreiben (Monat 1 bis 2). Setzen Sie sich mit der Person zusammen, die künftig kalkuliert. Gehen Sie zehn abgeschlossene Aufträge durch, fünf gute und fünf schlechte. Erklären Sie bei jedem, warum Sie so gerechnet haben. Die Person schreibt mit. Daraus entsteht ein Kalkulationsleitfaden von drei bis acht Seiten.
Stufe 2: Parallel kalkulieren (Monat 2 bis 4). Jedes Angebot kalkulieren Sie beide, getrennt voneinander. Dann vergleichen Sie. Liegt die Abweichung unter fünf Prozent, ist alles gut. Liegt sie darüber, besprechen Sie den Grund und ergänzen den Leitfaden.
Stufe 3: Freigabe bis zu einer Grenze (Monat 4 bis 7). Ihr Mitarbeiter schickt Angebote bis zu einem festen Betrag allein raus. Beginnen Sie niedrig und erhöhen Sie in Schritten.
| Phase | Freigabegrenze (Beispiel) | Ihre Rolle |
|---|---|---|
| Monat 4 bis 5 | bis 15.000 € netto | Sie sehen jedes Angebot vorher kurz durch |
| Monat 6 bis 7 | bis 50.000 € netto | Sie sehen nur Angebote über der Grenze |
| ab Monat 8 | bis 100.000 € netto | Sie prüfen Stichproben, zwei pro Monat |
Die Beträge sind Beispiele. Setzen Sie die Grenzen so, dass anfangs etwa zwei Drittel Ihrer Angebote darunter fallen.
Stufe 4: Stichproben und Nachkalkulation (ab Monat 8). Einmal im Monat setzen Sie sich eine Stunde zusammen und schauen die Nachkalkulation der abgeschlossenen Aufträge an. Wo lag das Ergebnis unter Plan und warum? Das ist ab jetzt Ihre einzige Aufgabe in der Kalkulation.
Wer dafür in Frage kommt
Meist ist es der Meister, der Bauleiter oder ein Techniker aus dem Büro. Wichtiger als die Funktion sind drei Eigenschaften:
- Die Person versteht, woraus Kosten entstehen, auch auf der Baustelle.
- Sie hält Preisgespräche aus und gibt nicht beim ersten Einwand nach.
- Sie bleibt voraussichtlich länger als Sie im Betrieb.
Der letzte Punkt wird oft vergessen. Wer in drei Jahren in Rente geht, ist die falsche Wahl, egal wie gut er rechnet. Mehr zur Auswahl steht unter Stellvertreter aufbauen.
Was schiefgeht
Sie korrigieren jedes Angebot nachträglich. Dann haben Sie nichts abgegeben. Ihr Mitarbeiter lernt nur, dass seine Zahl sowieso nicht zählt.
Es gibt keine Nachkalkulation. Ohne sie weiß niemand, ob die neue Kalkulation funktioniert. Sie verlassen sich wieder auf Ihr Gefühl, und der Käufer findet später keine Belege.
Der Leitfaden bleibt Theorie. Er muss bei jeder Abweichung ergänzt werden. Ein Leitfaden, der nach einem Jahr noch genauso aussieht wie am Anfang, wird nicht benutzt.
Wie wichtig Kalkulation und Nachkalkulation bei langen Projekten sind, zeigt Bauunternehmen verkaufen.
Merksatz
Ein Käufer kauft keine Kalkulation, die nur in Ihrem Kopf funktioniert. Er kauft Regeln, die ein anderer anwenden kann, und eine Nachkalkulation, die belegt, dass sie aufgehen.
Bereit für die ehrliche Bestandsaufnahme?
Sie sagen, wo Ihr Betrieb steht. Ich sage Ihnen ehrlich, was ihn heute verkäuflich macht — und was in 12 bis 24 Monaten realistisch ist. Kostenlos, ohne Provision.
Quellen
- Eigene Methodik MAXIMAL.DIGITAL. Freigabegrenzen und Zeiträume sind Richtwerte und werden je Betrieb angepasst.