Datenraum aufbauen: Ordnerstruktur und Dokumentenindex für die Due Diligence
Ein Datenraum ist der geschützte digitale Ablageort, in dem der Verkäufer alle Prüfunterlagen bereitstellt. Er braucht eine feste Ordnerstruktur nach Prüfbereichen, einen nummerierten Dokumentenindex, eine gestaffelte Rechtevergabe und eine Schwärzung personenbezogener Daten. Gut aufgebaut verkürzt er die Prüfung um Wochen.
Hinweis: Artikel und Inhalte sind keine Rechts- oder Steuerberatung und ersetzen keine Beratung durch Rechts- und Steuerexperten.
Datenraum
Ein zugriffsgeschützter digitaler Ablageort, in dem der Verkäufer die Prüfunterlagen für Kaufinteressenten bereitstellt. Jeder Zugriff wird protokolliert, Rechte werden je Nutzer und Ordner vergeben.
Die Qualität des Datenraums entscheidet über den Eindruck, den ein Käufer vom Betrieb bekommt, bevor er ihn kennt. Ein Datenraum mit 400 Dateien namens "Scan_0043.pdf" erzeugt denselben Eindruck wie eine Werkstatt, in der das Werkzeug auf dem Boden liegt. Der Käufer schließt vom Zustand der Unterlagen auf den Zustand des Betriebs, und er liegt damit meistens richtig.
Wann der Datenraum gebraucht wird
Der Datenraum wird geöffnet, wenn ein konkreter Interessent nach unterzeichneter Vertraulichkeitsvereinbarung in die Prüfung geht. Aufgebaut wird er deutlich früher. Realistisch sind drei bis sechs Monate zwischen Beginn der Befüllung und Freigabe, weil ein Teil der Unterlagen erst beschafft, aktualisiert oder überhaupt erstellt werden muss.
Wer vorher steht, hat einen zweiten Vorteil: Die eigene Durchsicht des vollständigen Bestands ist der ehrlichste Zustandsbericht über den Betrieb, den es gibt.
Die Ordnerstruktur
Die Struktur folgt den Prüfbereichen des Käufers, nicht der internen Ablagelogik des Betriebs. Bewährt hat sich eine erste Ebene mit zehn nummerierten Ordnern.
| Nr | Ordner | Inhalt |
|---|---|---|
| 01 | Gesellschaft und Struktur | Gesellschaftsvertrag, Gesellschafterliste, Handelsregisterauszug, Beteiligungen, Beschlüsse |
| 02 | Finanzen | Jahresabschlüsse, Summen- und Saldenlisten, laufende Auswertungen, Planung |
| 03 | Steuern | Steuerbescheide, Betriebsprüfungsberichte, offene Verfahren, Verrechnungspreise |
| 04 | Finanzierung | Kreditverträge, Sicherheiten, Leasing, Bürgschaften, Gesellschafterdarlehen |
| 05 | Kunden und Umsatz | Umsatzstruktur, Rahmenverträge, Auftragsbestand, Konditionen |
| 06 | Lieferanten und Einkauf | Rahmenverträge, Abhängigkeiten, Konditionen |
| 07 | Personal | Mitarbeiterübersicht, Verträge Führungskräfte, Betriebsvereinbarungen, Versorgungszusagen |
| 08 | Immobilien und Anlagen | Miet- und Pachtverträge, Grundbuch, Anlagenverzeichnis, Wartungshistorie |
| 09 | Recht und Versicherungen | Rechtsstreitigkeiten, Genehmigungen, Schutzrechte, Policen |
| 10 | IT und Prozesse | Systemlandschaft, Lizenzen, Prozessdokumentation, Datenschutz |
Auf der zweiten Ebene wird nach Jahren oder Vertragspartnern gegliedert. Tiefer als drei Ebenen sollte die Struktur nicht gehen, sonst findet niemand mehr etwas.
Dateinamen folgen einem festen Schema: `01-03_Gesellschafterbeschluss_2024-06-12.pdf`. Die Nummer verweist auf den Indexeintrag, der Rest beschreibt Inhalt und Datum. Scans werden mit Texterkennung abgelegt, damit sie durchsuchbar sind.
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Kostenlose EinschätzungDer Dokumentenindex
Dokumentenindex
Eine Übersichtstabelle aller im Datenraum abgelegten Dokumente mit laufender Nummer, Bezeichnung, Stand, Ordnerpfad und Status.
Der Index ist das Arbeitsmittel für beide Seiten. Der Käufer hakt seine Anforderungsliste daran ab, der Verkäufer sieht, was noch fehlt. Fünf Spalten reichen.
| Nr | Dokument | Stand | Ordner | Status |
|---|---|---|---|---|
| 02-01 | Jahresabschluss 2023 | 31.12.2023 | 02 Finanzen | vollständig |
| 02-02 | Jahresabschluss 2024 | 31.12.2024 | 02 Finanzen | vollständig |
| 05-07 | Rahmenvertrag Kunde D | 01.03.2022 | 05 Kunden | geschwärzt, Freigabe Phase 2 |
| 07-04 | Versorgungszusage Betriebsleiter | 15.09.2019 | 07 Personal | in Klärung |
Der Status "in Klärung" ist erlaubt und sinnvoll. Er ist ehrlicher als eine Lücke ohne Erklärung.
Rechte, Wasserzeichen, Protokoll
Drei Einstellungen sind bei jedem Anbieter verfügbar und sollten genutzt werden.
Rechte je Ordner und Nutzer. Der Steuerberater des Käufers braucht Ordner 02 und 03, nicht Ordner 07. Sichtrecht ohne Download- und Druckrecht ist für sensible Ordner der Standard.
Dynamisches Wasserzeichen. Name des Betrachters, Datum und Uhrzeit werden bei der Ansicht in das Dokument eingeblendet. Das verhindert keine Weitergabe, es macht sie zurückverfolgbar.
Zugriffsprotokoll. Wer hat wann welches Dokument wie lange geöffnet? Für den Verkäufer ist das ein Frühindikator: Ein Interessent, der zwei Wochen lang nichts öffnet, ist keiner. Ein Interessent, der sich stundenlang im Ordner Personal aufhält, hat dort ein Thema, das im nächsten Gespräch kommen wird.
Was nicht in den Datenraum gehört
Personenbezogene Daten unterliegen der Datenschutz-Grundverordnung, auch im Verkaufsprozess. Die Mitarbeiterübersicht kommt anonymisiert, mit Kürzel statt Namen, und enthält Eintrittsdatum, Funktion, Vergütungsbestandteile und Kündigungsfrist. Namen, Adressen, Geburtsdaten, Gesundheitsdaten und Angaben zu Schwerbehinderung oder Elternzeit gehören nicht hinein.
Bei Kundenverträgen werden in der ersten Phase Preise, Konditionen und Ansprechpartner geschwärzt. Der Käufer sieht Struktur, Laufzeit und Kündigungsregelung, was für die Risikobewertung ausreicht.
Freigabe in Phasen
| Phase | Voraussetzung | Freigegeben |
|---|---|---|
| 1 | Vertraulichkeitsvereinbarung unterzeichnet | Ordner 01, 02 in Grundzügen, 08, 10 ohne Details |
| 2 | Absichtserklärung liegt vor | vollständige Finanzen, Steuern, Finanzierung, geschwärzte Kunden- und Personalunterlagen |
| 3 | Exklusivität vereinbart | Klarnamen, Konditionen, Führungskräfteverträge, offene Rechtsthemen |
Diese Staffelung ist üblich. Ein Interessent, der in Phase 1 sofort Kundennamen verlangt, sagt damit etwas über sich aus. Wie sich seriöse Interessenten erkennen lassen, steht unter Den richtigen Käufer erkennen.
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